AVG LOGO STERNSE SLOTLANDERS

Privacy AVG verklaring

Hierbij verklaart de Stichting AVG voor Verenigingen dat Showband Sternse Slotlanders het AVG-programma geheel of gedeeltelijk heeft doorlopen. Showband Sternse Slotlanders verklaart hiermee dat de inspanningen zijn verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Indien niet alle programmaonderdelen zijn afgewerkt en de verklaring toch wordt aangevraagd, dan is geen volledige invulling gegeven aan de eisen van de wetgever. De Stichting AVG voor Verenigingen adviseert de openstaande punten alsnog zo snel mogelijk af te werken en in elk geval in het programma een aantekening te maken wanneer dit zal gebeuren.

In de hierna volgende verklaring staan alle onderdelen/stappen die Showband Sternse Slotlanders heeft doorlopen om te voldoen aan de AVG-wetgeving. Per onderdeel is duidelijk aangegeven welke gegevens en onderdelen van de wet van toepassing zijn en hoe daar aan voldaan is. Waar nodig is additionele informatie verstrekt ter verduidelijking van de situatie.

Showband Sternse Slotlanders begrijpt dat AVG-wetgeving continu van toepassing is en dat wij regelmatig de gegevens moeten controleren en updaten.

Met het volledig doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft Showband Sternse Slotlanders kennis over de materie ontvangen die door de AVG wordt geraakt, en verklaart zelf naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door Showband Sternse Slotlanders zijn te vinden op de volgende pagina(‘s) van deze verklaring.

Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 17-9-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingen
gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.

2.1 Inventarisatie persoonsgegevens.
Geef hieronder aan welke persoonsgegevens binnen jouw vereniging gebruikt worden.

 

Gewone persoonsgegevens:

  •  Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
  • Adres
  • Postcode
  • Plaats
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Bankrekeningnummer
  • Inloggegevens(gebruikersnaam/wachtwoord) (leden-toekoms)

 

Bijzondere persoonsgegevens: n.v.t.

Toelichting bijzondere persoonsgegevens: n.v.t.

Andere gewone persoonsgegevens: n.v.t.

page3image3095499184

3.1 Inventarisatie doelbinding

Welke persoonsgegevens verwerk je, met welk doel en heb je ze daar ook voor gekregen? Dat noemen we ‘doelbinding’. Het is belangrijk dat je persoonsgegevens alleen verwerkt (dus opslaat en gebruikt) voor de doeleinden waarvoor je deze hebt verkregen.
Voor de inventarisatie van de vormen van doelbinding binnen de verenigingen hebben wij onderstaand schema gemaakt. Voor doelbindingen die bij sommige verenigingen veel voorkomen, hebben wij het schema al ingevuld en die kun je dus zo aanvinken. (Voorbeeld: schoenmaat bij sportclubs). Komen er binnen je vereniging nog andere doelbindingen voor, dan kun je deze in de open vorm noteren bij 3.3.

LET OP: Het is verstandig om zo min mogelijk persoonsgegevens te hanteren. Vraag dus alleen de gegevens die je echt nodig hebt voor het goed functioneren van je vereniging.

(N = Naam, A = Adres, W = Woonplaats, T = Telefoon, E = e-mailadres)

  • Lidmaatschap

Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum.

Grondslag: Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website).

Verwerkingen: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten.

Verwerkt door: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie.

Bewaartermijn: Gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.

 

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Bestuursleden, Instructie, Vrijwilligers, Leden en Donateurs vallen onder deze categorie en worden opgenomen op de ledenlijst. De ledenlijsten (NAWTE + geb. datum) worden gearchiveerd per jaar en worden alleen voor intern gebruik bewaard, zoals bijv. een reünie in de toekomst. Dit kan langer dan 7 jaar zijn.

 

  • Medewerkers

Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens.

Grondslag: Arbeidsovereenkomst.

Verwerkingen: Salariëring.

Verwerkt door: HRM-afdeling.

Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Van (betaalde) instructieleden worden persoonsgegevens opgeslagen:
– NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens. De grondslag is een : overeenkomst tussen Bestuur en Instructie medewerker. In de overeenkomst staat de duur van de overeenkomst en de daarbij behorende vergoeding vermeldt. Het secretariaat verwerkt en archiveert de overeenkomst gedurende de duur van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.

 

3.3 Beschrijving van extra doelbinding.

Als je meer persoonsgegevens, verwerkingen en/of overeenkomsten hebt dan bij 3.2 beschreven, voeg deze dan hieronder toe. Voeg de extra beschrijving over doelen en doelbinding hieronder toe zodat we die kunnen opnemen in de AVG-verklaring.

 

4.1 Privacy policy vindbaar, verwijzing in documenten.

De privacy policy van de vereniging moet voor iedereen waarvan je persoonsgegevens verwerkt vindbaar zijn. Het eenvoudigste is om deze op de website van de vereniging te zetten en op elke pagina (onderaan) een link hier naar toe te leggen.

  •  Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.

In alle overeenkomsten (documenten waarin persoonsgegevens gevraagd worden) moet een verwijzing staan naar de privacy policy.

  • Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) naar onze privacy policy op de website van de vereniging.

 

5.1 Werken met verwerkersovereenkomst.

Als vereniging mag je persoonsgegevens niet doorgeven aan een andere partij welke ten behoeve van jou persoonsgegevens verwerkt zonder een verwerkersovereenkomst. In een verwerkersovereenkomst spreek je af wat de ander met de gegevens mag doen én ook vooral wat niet.

  • Wij als vereniging verklaren dat wij ook persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

In principe delen we geen persoonsgegevens met andere partijen zonder verwerkersovereenkomst. Soms kan het voorkomen dat we wel persoonsgegevens zonder verwerkersovereenkomst moeten delen; in dat geval delen we alleen bepaalde persoonsgegevens (naam, geboortedatum) aan andere partijen die gerelateerd zijn aan verenigingsactiviteiten. Dit kunnen zijn: wedstrijdorganisatie, accommodaties voor overnachtingen etc.

 

6.1 Toegangsbeveiliging.

Om zeker te weten dat alleen geautoriseerde personen de persoonsgegevens kunnen inzien en bewerken, moeten deze altijd beveiligd zijn met een wachtwoord en als het kan ook met een gebruikersnaam. Zo kun je een Excel- bestand beveiligen met een wachtwoord en een PC voorzien van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Zorg er dus voor dat je altijd minimaal één keer een wachtwoord moet weten voordat je de persoonsgegevens van jouw vereniging kunt inzien of bewerken.

  • Wij als vereniging hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.

 

7.1 Software en antivirussoftware up-to-date.

Om systemen zo veilig mogelijk te laten zijn, moet je ze up-to-date houden. Dit doe je door het aanzetten van het automatisch ophalen en installeren van updates van de software. Zorg ook voor goede antivirussoftware. Zorg ervoor dat alle software ingesteld is op het automatisch ophalen en uitvoeren van updates. Maak goede afspraken met al je softwareleveranciers.

  • Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.

 

8.1 Opslaan alleen binnen de EU

Binnen de EU is het niveau van gegevensbescherming gelijk. Dat komt omdat alle EU-lidstaten moeten voldoen aan de AVG. Als je persoonsgegevens verwerkt buiten de EU, bijvoorbeeld door deze te laten verwerken door een partij buiten de EU of een internationale vereniging, moet je kijken of er een passend beschermingsniveau bestaat voor dat land , bijvoorbeeld door een adequaatheidbesluit van de Europese Commissie. Je moet ook weten en kunnen aantonen dat er passende of geschikte waarborgen zijn, en hoe er een kopie van kan worden verkregen of waar ze kunnen worden geraadpleegd.

De wetgever is dus extra streng als je persoonsgegevens wilt verwerken/opslaan buiten de EU. Als je dat toch zou willen, dan moet er heel veel geregeld worden bovenop de normale AVG-verplichtingen. Dus check of je dienstverlener (drukker, verspreider, enz.) de toevertrouwde persoonsgegevens binnen de EU opslaat.

Het is dus het makkelijkste om persoonsgegevens alleen te verwerken binnen de EU, dit raden wij daarom ook sterk aan.

  • Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

9.1 Data back-up.

Om de persoonsgegevens te beschermen tegen het verlies of diefstal moet je back-ups maken. Het is noodzakelijk om dat regelmatig te doen. Zorg ervoor dat deze back-up veilig wordt opgeborgen.

  • Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen back- up.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Als vereniging hebben we persoonsgegevens niet elektronisch op 1 plek vast gelegd en daarom is een back-up niet nodig.

10.1 Geautoriseerde medewerkers.

Via autorisatie regel je wie binnen de vereniging welke persoonsgegevens mag verwerken.

  • In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging.

Beschrijf hieronder kort hoe jullie de autorisatie geregeld hebben:

Bestuursleden, instructieleden en begeleiders van groepen hebben toegang tot persoonsgegevens op de ledenlijst. Hiervoor hebben ze toestemming van het Bestuur. De vrijwilliger wordt op de hoogte gesteld van de privacy wetgeving en de verantwoordelijkheid/bewustwording hoe om te gaan persoonsgegevens.
De ledenlijst wordt beveiligd met een wachtwoord en is alleen digitaal in te zien door Bestuursleden, instructieleden en begeleiders.

Onderstaande vragen zijn alleen ter bewustwording en hoeven niet precies ingevuld te worden!

Wij als vereniging hebben personen geautoriseerd om de persoonsgegevens van de vereniging in te zien en te verwerken indien dit nodig in voor de uitoefening van hun functie.

Wij als vereniging hebben van personen de persoonsgegevens geregistreerd.

 

11.1 Vernietigen persoonsgegevens

Geef hieronder aan dat je vereniging alle persoonsgegevens vernietigt door bijvoorbeeld een regel te wissen in Excel en/of het versnipperen van een aanmeldingsformulier als er geen overeenkomst meer is. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan voor verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Dus: na beëindiging van een overeenkomst worden de persoonsgegevens van die persoon vernietigd.
Wijs aan wie verantwoordelijk is voor het vernietigen van persoonsgegevens of de controle op de vernietiging.

NB: Verscheuren en weggooien is onvoldoende. Schaf daarom een versnipperaar aan.

Let op: In de financiële administratie mogen (of eigenlijk: moeten!) deze persoonsgegevens nog wel blijven staan, want daar geldt een (wettelijke) bewaarplicht van 7 jaar.

  • Wij als vereniging verklaren dat wij geen persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Zie 3.1 : Bestuursleden, Instructie, Vrijwilligers, Leden en Donateurs worden opgenomen op de ledenlijst. De ledenlijsten (NAWTE + geb. datum) worden gearchiveerd per jaar en worden alleen voor intern gebruik bewaard, zoals bijv. een reünie in de toekomst. Dit kan langer dan 7 jaar zijn.

 

12.1 Toestemming voor direct marketing en bij minderjarigheid

Bij direct marketing.

De wetgever maakt onderscheid tussen gewone direct marketing (bellen en post sturen) of digitale marketing (via e- mail, fax, Facebook, LinkedIn of sms). Doordat gewone direct marketing een organisatie geld kost zal dat altijd beperkt blijven. Juist digitale marketing is nagenoeg gratis en kan daardoor heel veel toegepast worden met alle gevolgen van dien.

  • Wij als vereniging maken geen gebruik van digitale direct marketing.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Als vereniging maken we geen gebruik van digitale marketing: we gebruiken de persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden en worden niet aan andere partijen uitgewisseld voor reclamedoeleinden.

Wel gebruiken we onze eigen social media kanalen voor het delen van foto’s van evenementen waaraan we hebben deel genomen.

Bij minderjarigheid (jonger dan 16 jaar).

Als je persoonsgegevens online verwerkt van personen jonger dan 16 jaar via bijvoorbeeld een app, online game, webwinkel of via sociale media, dan moet je daarvoor altijd schriftelijk een toestemming hebben van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Geef hieronder aan dat je vereniging dat ook altijd zo doet.

  • Wij als vereniging verklaren dat wij alleen online persoonsgegevens van minderjarigen verwerken bijvoorbeeld een app, online game, webwinkel of via sociale media als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Als vereniging maken we geen gebruik van digitale marketing: we gebruiken de persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden en worden niet aan andere partijen uitgewisseld voor reclamedoeleinden.

Wel gebruiken we onze eigen social media kanalen voor het delen van foto’s van evenementen waaraan we hebben deel genomen.

 

13.1 Papieren documenten en beveiliging

Als persoonsgegevens ook vastliggen op papier (denk aan aanmeldingsformulieren), dan moeten die papieren met persoonsgegevens achter slot en grendel zijn opgeslagen. Praktisch: bewaar dus alle papieren met persoonsgegevens in een kast die je steeds op slot doet. Alleen personen die voor hun werk voor de vereniging daarvoor toestemming hebben, mogen in die kast komen.

  • Wij als vereniging hebben geen papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

De persoonsgegevens van Bestuursleden, Instructie, leden en vrijwilligers staan in de ledenlijst. Alleen degene die bevoegd zijn kunnen de (beveiligde) ledenlijst inzien.
Persoonsgegevens van potentiele/nieuwe leden worden doorgegeven aan het secretariaat. Door het secretariaat worden de persoonsgegevens vast gelegd na het ondertekenen van een (digitaal) inschrijfformulier en verwerkt op de ledenlijst.

 

14.1 Datalekken

Iedereen in de vereniging moet op de hoogte zijn wat een een datalek is en wat je eraan moet doen. Geef aan wat voor jullie van toepassing is:

  • Binnen onze vereniging is iedereen op de hoogte van wat een datalek is. Ook is bekend waar dit intern gemeld moet worden zodat wij als vereniging adequaat het datalek kunnen afhandelen en documenteren.

Beschrijf hieronder kort hoe jullie met datalekken omgaan:

 

15.1 Medewerkers geïnstrueerd

Wij hebben onze medewerkers als volgt geïnstrueerd:

  • We hebben het onderwerp privacy bescherming in alle afdelingsoverleggen besproken.
  • We hebben alle medewerkers een brief gestuurd met uitleg en instructie.
  • Onze directeur/voorzitter heeft alle medewerkers opgeroepen extra aandacht te besteden aan privacy bescherming.

Hieronder is ruimte om te beschrijven hoe jullie de medewerkers geïnstrueerd hebben:

Via een mail/nieuwsbrief is er aandacht geschonken aan de privacy bescherming en de nieuwe wet AVG.
Er komt een vermelding op de website en aanmeldingsformulieren aangepast met verwijzing naar de Privacy Policy.
Degene die bevoegd zijn om binnen de vereniging over persoonsgegevens te beschikken, zullen gewezen worden op de wet AVG via een ‘workshop”/ bijeenkomst.
De AVG regels worden ook opgenomen in de ‘infobrief voor (nieuwe) leden.

 

16.3 Ondertekening

Met het inzenden van dit stappenplan verklaar ik hierbij dat ik naar eer en geweten dit stappenplan heb ingevuld namens de vereniging.

Aldus verklaard door:

Naam vereniging: Showkorps Sternse Slotlanders

Naam persoon:  Tiety Veenstra-Krikke

Plaats: Franeker

Datum: 30-05-2018